כיצד ארגונים עסקיים מנהלים את מסמכי הנייר שלהם

שיטת ניהול המסמכים של הארגון ומחזור החיים שלהם באופן שניתן ליצור, לעיין, לשתף, לארגן, לאחסן ולהשמיד מסמכים בצורה יעילה נקראת ניהול מסמכים. מסמכי נייר הם מרכז המידע החיוני לקבלת כל החלטה בהצלחה. אי אפשר לקבל החלטה מועילה בלי ניהול נכון של מסמך נייר בגלל חוסר מידע. כל עסק גדול או קטן חייב תמיד להתמודד עם חשבונות זכאים ועיבוד חשבונות על מנת לטפל בחשבוניות ובתשלומי החשבונות שלו.

ישנן מספר טכנולוגיות חדשות ומבטיחות כמו תשלום חשבונות מקוון, חשבונית אלקטרונית, P-card שמבטיח להסיר את העיבוד מבוסס הנייר ממחלקת הנהלת החשבונות. חברות מסוימות מציעות פתרונות לכידת נתונים שפותחו במיוחד כדי להמיר את כל החשבוניות, ההמחאות, החשבונות ומסמכים אחרים המבוססים על נייר לנתונים שיש לשלוח למערכות החשבונאות או ה-ERP. על ידי שימוש בתוכנה ללכידת נתונים חשבונאיים, הם הגדילו את היעילות של מחלקות הנהלת החשבונות שלהם והשיגו רווח משמעותי בפרודוקטיביות בעיבוד נתוני התשלומים והחובות שלהם. סריקת מסמכי נייר תסייע גם בניהול יעיל של מסמכי נייר בחברות קטנות. לרוב חברות המציעות שירות באיכות גבוהה עדיפות לסריקה. סריקה מונעת אובדן רשומות ומספקת אבטחה לגבי מסמכים דיגיטליים, שליפה קלה, ניידות גבוהה, צמצום שטח אחסון ושיפור הפרודוקטיביות.

כיום חברות מייעלות את זרימות העבודה שלהן על ידי המרת מסמכי נייר לדיגיטל. באמצעות מסמכים דיגיטליים חברת יכולה להפחית את הלחץ של הצוות, כמו גם להגביר את הפרודוקטיביות. חלק מהחברות משתמשות בספק המספק ניהול מסמכים כשירות, לפיו מסמכים נאספים ונלקחים למתקן מחוץ לאתר לצורך עיבוד. תכנון, הטמעה וניהול של מערכת ניהול מסמכים היא מאתגרת. יש לקחת בחשבון את ההיבטים הבאים בעת יצירת תוכנית ניהול מסמכים: יצירה, אחסון, אחזור, תיוק, אבטחה, ארכיון, שמירה, הפצה, זרימת עבודה והתאוששות מאסון. אלו הן חלק מהשיטות שבאמצעותן חברות מנהלות את מסמכי הנייר שלהן.



Source by Jaiganesh V

You may also like...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.